Lorsqu’un professionnel de santé est à la recherche d’un service de télésecrétariat médical, c’est évident qu’il souhaite externaliser certaines tâches non productives et améliorer son quotidien. Cependant, cette démarche peut vite devenir un parcours du combattant à cause des offres pléthoriques. ClicFone Télésecrétariat Médical Betton vous propose ce guide pour que vous sachiez les critères d’évaluation à tenir en compte.
Tenir compte des recommandations de ses confrères
La gestion d’agenda médical et la permanence téléphonique ne sont pas des tâches anodines puisqu’elles jouent un rôle important sur la qualité de votre relation patient. Le premier conseil à vous donner, c’est de vous appuyer sur les expériences de vos confrères.
N’hésitez pas à leur demander à qui ils ont externalisé leur secrétariat médical. Que vous soyez un médecin généraliste, spécialisé ou exerçant votre métier dans le milieu paramédical, vous obtiendrez sûrement une liste des prestataires recommandés par vos confrères.
Attention, un service de secrétariat à distance doit s’adapter au contexte dans lequel vous évoluez. Cela peut être un besoin de télésecrétariat médical à temps plein ou à mi-temps pour seconder un secrétaire de bureau, pour prendre en charge la prise des appels entrants. Voilà pourquoi les recommandations ne suffisent pas !
S’informer sur les qualités de service du télésecrétariat médical
Vous avez en main une liste de télésecrétariats médicaux. Il est temps de faire jouer la concurrence et d’évaluer les services proposés par chacun d’eux. Pour vous aider, voici une liste non exhaustive des critères de choix sur lesquels vous allez vous baser.
Le délai du décroché
Plus votre secrétaire à distance fournit un décroché rapide des appels entrants, plus vous ne risquerez pas de perdre des patients. Pour ces derniers, ils ont l’habitude de chercher ailleurs s’ils tombent sur le répondeur, surtout en cas d’urgence médicale.
La capacité de reconnaître une urgence
Généralement, cela dépend majoritairement de vos consignes, mais ce professionnel doit savoir dire « non » aux patients trop insistants afin d’éviter le transfert trop important des appels non urgents. Si vous trouverez un télésecrétariat 100 % médical, c’est encore mieux, parce que ses conseillers sont formés spécifiquement pour reconnaître une urgence lors d’une permanence téléphonique.
La plage horaire d’intervention
Soyez attentif à la plage horaire proposée pour la prise en charge de votre accueil téléphonique. Que vous souhaitiez combler l’absence de votre secrétaire de bureau ou bénéficier du service d’un télésecrétariat médical à temps plein, il faut toujours tenir compte de sa disponibilité. Mieux encore si vous trouvez des secrétaires à distance qui ne travaillent pas sur un même plateau. Ainsi, un autre conseiller prendra le relais dès qu’un autre a une panne technique.
Les services en option
C’est ce qui fait la différence d’un télésecrétariat médical. Il doit vous proposer, en plus de la permanence téléphonique, d’autres services comme la gestion d’agenda, la synchronisation d’agenda sur smartphone, la consultation vidéo ou télémédecine/téléconsultation et bien d’autres encore. Cela vous permet d’être plus productif et permet à vos patients de réserver des rendez-vous en ligne.
La flexibilité des services
Les différentes prestations d’un télésecrétariat médical doivent s’adapter et évoluer avec vos besoins. Par exemple, votre secrétaire à distance doit être joignable à tout moment pour l’ajustement des consignes.
Le tarif
Et justement, c’est un critère de choix, parce qu’il est vraiment décisif. Cependant, il vaut mieux opter pour un prix forfaitaire au lieu d’un prix par appel entrant. Cela vous permet d’éviter toutes mauvaises surprises.
Sans vouloir vanter les prestations de ClicFone Télésecrétariat Médical Betton, nous remplissons tous ces critères d’évaluation d’un télésecrétariat médical. Dans tous les cas, ne négligez pas le premier échange dans laquelle vous allez transmettre vos consignes sur la prise des rendez-vous médicaux. Nous serons ravis de collaborer avec vous !
Pour de plus amples informations, contactez dès maintenant, ClicFone Télé-secrétariat au 0.805.033.064 (Service et appel gratuit).
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